Kaizen sau imbunatatirea constanta a calitatii

Indiferent de ocupatia pe care o aveti, puneti-va urmatoarea intrebare: Sunt in stare sa-mi imbunatatesc performantele, de astazi pana maine, cu 1%?
Adica, de exemplu, daca dati de obicei 100 de telefoane pe zi potentialilor clienti, puteti sa dati 101? Sau, daca invatati 100 de pagini pe zi, puteti sa invatati 101? Sau sa faceti o prezentare cu 1% mai buna, sa scrieti un articol cu 1% mai bun, in sfarsit sa imbunatatiti CALITATEA a tot ceea ce faceti cu 1%? Nu pare prea greu, nu? Si a doua zi, sa imbunatatiti performanta anterioara cu un ulterior 1% – nici asta nu pare de neatins, nu?
Daca sunteti de acord ca ideea in sine este realista, inseamna ca ati priceput cam ce presupune Total Quality Control, un sistem caruia i se datoreaza faptul ca Japonia, dintr-o tara distrusa si cu industria si infrastructura la pamant, cum era dupa cel de-al doilea razboi mondial, a devenit intr-un timp extraordinar de scurt una ditre cele mai puternice si mai bogate tari din lume. Nu v-ar interesa sa aflati mai multe despre sistemul acesta?

Problema:
Sa presupunem ca va imprumutati cu 1.000 $ de la cineva, care va spune ca dobanda va fi de 1% pe zi. Aveti o idee aproximativa despre cat ar trebui sa dati inapoi dupa un an ? (Verificati raspunsul la sfarsitul articolului).

De-a lungul istoriei, in intreaga lume, camatarii au castigat mereu o gramada de bani (ca e vorba de camatari de cartier sau de o banca, situatia e aceeasi). Motivele sunt multe, firesc, dar unul foarte important este faptul ca cei mai multi oameni nu sunt in stare sa faca niste calcule elementare despre dobanzi si nu-si dau seama la ce sume uriase se poate ajunge (si in ce fel de necazuri se pot baga, daca iau bani de unde nu trebuie…)
Nu-si dau seama, mai ales, ce forta are un lucru aparent mic, aparent nesemnificativ, dar care este constant.
Mecanismul acesta, daca este bine inteles si aplicat, poate munci in favoarea noastra: in timp ce acel unu la suta este evident arbitrar (in functie de situatia specifica, procentul de imbunatatire poate fi mai mare, mai mic, poate fi greu de masurat s.a.m.d.), totusi sunteti de acord cu mine ca orice proces poate fi imbunatatit intr-un fel sau altul si ca si rezultatele se vor imbunatati corespunzator.
Cuvantul cheie aici este, bineinteles, constant: de multe ori, o schimbare mare si cu rezultate spectaculoase pe moment se poate dovedi un dezastru pe termen lung (si, desigur, nu ne lipsesc exemplele), in timp ce o imbunatatire mica, dar permanenta, este mult mai sigura in ceea ce ce priveste viitorul.

In Japonia, tara unde a fost dezvoltat sistemul Total Quality Control (adica Controlul Total al Calitatii) de care am amintit mai inainte si care este strans legat de renasterea ei economica, exista cuvantul kaizen, care chiar inseamna imbunatatirea permanenta a ceva.
Ideea aceasta de imbunatatire a calitatii este asa de intim legata de ceea ce cunoastem noi despre Japonia, si asa de mult vorbesc japonezii despre ea, incat ne este greu sa credem ca de fapt ea a fost dezvoltata in anii ’50 de catre un profesor american, W. Edwards Deming, care este privit acum in Japonia ca un erou national. (Interesant e faptul ca, atunci cand a propus aceasta idee in Statele Unite, Deming a fost considerat nebun si luat in ras de managerii firmelor americane. De-abia dupa ce piata americana a fost invadata de produse japoneze, mai bune si mai ieftine decat cele americane, el a fost chemat inapoi cu mii de scuze si cu rugamintea de a acorda consultanta…).
Oricum, sistemul lui Deming, care a fost conceput pentru marile firme ca Honda, Toyota, Toshiba s.a.m.d., nu este ceva care se poate invata si implementa repede si usor. El cere un angajament total din parte conducerii unei firme si a fortei ei de munca, si necesita o serie de sisteme de evaluare si de control statistic al calitatii care, desigur, nu sunt la indemana unui intreprinzator mediu. (Cine vrea sa se documenteze despre sistemul Total Quality Control poate gasi relativ usor texte in limba engleza – eu nu am vazut nimic in romaneste -, textele de baza fiind chiar cele ale lui Deming: Out of the Crisis si Quality, Productivity and Competitive Position.)
Ideea aceasta de kaizen mi se pare asa de extraordinara si de folositoare incat cred ca e pacat sa nu o folosim si noi, nu numai la nivelul afacerilor, ci in toate domeniile vietii. Lasand deoparte aplicarea ei riguroasa, principiul de baza este foarte simplu: este vorba de a ne lua angajamentul sa marim constant, zi de zi, calitatea a ceea ce facem, in fiecare aspect al activitatii noastre. Si asta nu cu mari promisiuni in stilul celor de la inceputul anului, care aproape mereu se dovedesc nerealiste, imposibil de respectat si care oricum nu tin mai mult de cateva zile. Vorbesc aici de mici imbunatatiri concrete, relativ usor de atins si totusi extrem de profitabile pe termen lung, fiecare angajament avand in vedere imbunatatirea generala a calitatii a ceea ce facem.

Atentie!!! Exemplu de la inceput unu la suta poate sugera ideea ca, de fapt, este vorba numai de a produce un pic in plus in fiecare zi, dar nu este deloc asa. Am folosit acel exemplu ca sa fiu inteles, dar, de fapt, filosofia de baza a lui Deming este chiar aceea de a nu lua in considerare rezultatele din punct de vedere cantitativ, ci din punct de vedere calitativ. Practic, este vorba de a trece de la strategia obisnuita de a castiga mai mult prin marirea volumului de afaceri si reducerea cheltuielilor, la strategia de a imbunatati calitatea produselor prin satisfacerea clientului, reducerea greselilor, optimizarea proceselor s.a.m.d., astfel incat calitatea sa nu mai fie costisitoare, ci mai ieftina, iar castigul, pe termen lung, mult mai mare.
Cred ca nu mai este nevoie sa subliniez cat de diferita este aceasta abordare de felul nostru latin de a vedea lucrurile, adica “las’ ca merge si asa” sau “hai sa castigam cat se poate astazi si maine mai vedem” sau “hai sa pacalim acesti clienti, oricum vom gasi altii”.
Iar in ceea ce priveste ce anume sa imbunatatim sau de unde sa incepem, posibilitatile sunt nelimitate. Important este sa simtiti ca voi si afacerea pe care o gestionati sunteti de fapt un sistem; si intr-un sistem orice variatie a unui element are un efect asupra celorlalte. In consecinta, orice schimbare pozitiva, oricat de mica, va afecta pozitiv intregul sistem.
Poate sa fie vorba pur si simplu de a fi mai punctuali la intalniri (amintiti-va, imbunatatirile trebuie sa fie mici, concrete si constante), de a folosi un limbaj mai corect, de a tine mai multa ordine pe birou… lucruri de genul acesta.
Simplu? Desigur. Si imaginati-va ca faceti o astfel de schimbare in fiecare zi – in cursul unui an, cat de departe ati putea ajunge?

Spor la lucru!

Raspunsul la problema:
Pentru cine n-a avut timp sa calculeze, suma de 1.000 $ cu 1% pe zi dobanda, produce dupa un an frumoasa suma de 37.783 $ pe care trebuie sa-i dati inapoi (si dupa doi ani, se ajunge la suma de 1.427.587 $!!!)
Deci, doua concluzii:
a) aveti grija cum faceti calculele daca luati bani cu imprumut!
b) profitati de mecanismul acesta in sens pozitiv, incercand sa mariti zilnic rezultatele cu 1%!
La treaba!